Zarządzanie firmą to jedno, ale zabezpieczenie jej istnienia w przyszłości – to zupełnie inna sprawa. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, musisz zadać sobie jedno ważne pytanie: co stanie się z firmą, gdy mnie zabraknie?

Dla większości przedsiębiorców to temat odkładany na później. Jednak brak planu sukcesyjnego może doprowadzić do zamknięcia działalności, a nawet popadnięcia w długi przez Twoich bliskich. Na szczęście prawo przewiduje proste rozwiązanie – zarządca sukcesyjny. Ustalenie tej funkcji to sposób, by firma mogła dalej działać, nawet po Twojej śmierci.

W tym poradniku:

  • wyjaśnię, kim jest zarządca sukcesyjny i dlaczego jego powołanie jest tak istotne,
  • pokażę jak krok po kroku ustanowić zarządcę sukcesyjnego,
  • odpowiem na najczęstsze pytania i rozwieję wątpliwości.

Kim jest zarządca sukcesyjny i dlaczego warto go ustanowić?

Zarządca sukcesyjny to osoba, która tymczasowo zarządza firmą po śmierci jej właściciela – zazwyczaj do momentu zakończenia formalności spadkowych lub przekazania przedsiębiorstwa spadkobiercom.

Ta funkcja została wprowadzona w Polsce ustawą z 2018 roku, by zapewnić ciągłość działania jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) po śmierci przedsiębiorcy.

Dlaczego warto ustanowić zarządcę sukcesyjnego?

Zarządca sukcesyjny to nie tylko „formalność” – to realna tarcza ochronna dla firmy, kiedy jej właściciela zabraknie. Umożliwia on dalsze funkcjonowanie działalności po śmierci przedsiębiorcy, zachowanie ciągłości prawnej i finansowej, a także uniknięcie wielu trudności, które mogłyby zrujnować dorobek całego życia.

Co się dzieje, jeśli nie ustanowisz zarządcy sukcesyjnego?

Brak zarządcy sukcesyjnego może skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami – nie tylko dla rodziny, ale i pracowników oraz kontrahentów.

4 przykłady negatywnych konsekwencji nie ustanowienia zarządcy sukcesyjnego:

Zamrożenie działalności firmy

  • Po śmierci właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej, jego NIP zostaje wygaszony.
  • Firma traci zdolność do wystawiania faktur, dokonywania płatności, wypłacania pensji.
  • Brak możliwości prowadzenia firmy może doprowadzić do utraty klientów i kontrahentów.

Brak dostępu do firmowego konta bankowego

  • Rodzina lub spadkobiercy nie mają automatycznego dostępu do środków na rachunku firmowym – środki zostają zablokowane do czasu zakończenia postępowania spadkowego.

Problemy z realizacją umów

  • Kontrahenci mogą zerwać umowy ze względu na niepewny status prawny firmy.
  • Nie ma również osoby uprawnionej do reprezentowania firmy przed urzędami i sądami.

Utrata płynności finansowej i miejsca na rynku

  • Pracownicy nie otrzymują wypłat – zaczynają szukać nowej pracy.
  • Klienci przechodzą do konkurencji, nie wiedząc, czy firma jeszcze działa.
  • Skarbówka, ZUS i inne urzędy mogą nałożyć kary za niewypełnione obowiązki, mimo że formalnie nie ma już kto je wypełniać.

Sytuacja z życia: Pani Anna prowadziła dobrze prosperujący salon kosmetyczny jako JDG. Po jej nagłej śmierci mąż i córka zostali z długami za wynajem lokalu, nie mogli wypłacić pensji pracownikom ani spieniężyć towarów – wszystko było „zawieszone w próżni”, bo nie było wyznaczonego zarządcy sukcesyjnego. Po 3 miesiącach działalność była już nie do uratowania.

Jak ustanowić zarządcę sukcesyjnego?

Ustanowienie zarządcy sukcesyjnego nie jest trudne – ale trzeba to zrobić poprawnie, żeby było skuteczne. Poniżej znajdziesz prostą instrukcję krok po kroku. 

Krok 0: Musisz być właścicielem jednoosobowej działalności gospodarczej

Zarządca sukcesyjny dotyczy wyłącznie jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG. Spółki (cywilne, jawne, z o.o. itd.) mają inne procedury sukcesyjne.

Krok 1: Wybierz osobę na zarządcę sukcesyjnego

Może to być:

  • ktoś z rodziny,
  • Twój pracownik,
  • osoba zaufana (np. doradca lub księgowy),
  • osoba prawna (np. kancelaria).

Ważne: kandydat musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych i wyrazić zgodę na przyjęcie tej funkcji.

Krok 2: Uzyskaj zgodę zarządcy

Aby zgłoszenie było ważne, musisz mieć pisemną zgodę przyszłego zarządcy sukcesyjnego. Bez niej ZUS/CEIDG nie zarejestruje tej osoby jako zarządcy.

📄 Wzór zgody można pobrać na samym dole strony biznes.gov.pl albo otrzymać w urzędzie.

Krok 3: Zgłoś zarządcę do CEIDG

Wejdź na stronę CEIDG

Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź na stronę: https://www.biznes.gov.pl. To oficjalny portal administracji publicznej do spraw działalności gospodarczej.

Zaloguj się do systemu

Aby złożyć wniosek, musisz się zalogować za pomocą:

  • Profilu Zaufanego,
  • bankowości elektronicznej (np. mBank, Pekao, PKO BP),
  • e-dowodu z czytnikiem.

Po zalogowaniu wybierz opcję: „Zmień dane we wpisie” lub „Złóż wniosek aktualizacyjny CEIDG-1”.

Uzupełnij dane o zarządcy sukcesyjnym

W trakcie wypełniania formularza CEIDG-1 znajdź sekcję dotyczącą zarządcy sukcesyjnego. Uzupełnij następujące dane:

  • Imię i nazwisko zarządcy,
  • PESEL,
  • Adres zamieszkania,
  • Informację, czy ta osoba została ustanowiona jako zarządca główny, czy rezerwowy.

Pamiętaj, że osoba wyznaczona musi wcześniej podpisać pisemne oświadczenie o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji zarządcy sukcesyjnego.

Jeśli dołączasz pełnomocnika, musisz również podać jego dane i złożyć odpowiednie pełnomocnictwo.

Podpisz i wyślij wniosek

Po uzupełnieniu wszystkich danych:

  • sprawdź formularz,
  • podpisz go Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • wyślij wniosek przez system CEIDG.

Jeśli nie chcesz lub nie możesz złożyć wniosku online, masz również inne opcje:

  • Złożenie wniosku osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
  • Wysłanie wniosku pocztą (z notarialnie poświadczonym podpisem),
  • Złożenie przez pełnomocnika.

Zachowaj potwierdzenie

Po poprawnym złożeniu wniosku otrzymasz potwierdzenie zgłoszenia. Wydrukuj lub zapisz je w formie elektronicznej i przechowuj razem z innymi dokumentami firmowymi.

Warto również poinformować rodzinę lub osobę, która będzie Twoim spadkobiercą, że taki zarządca został ustanowiony.

💡 Dodatkowe informacje:

Możesz też wyznaczyć zarządcę rezerwowego na wypadek, gdyby pierwotnie wskazana osoba nie mogła przejąć obowiązków. Zarządcę sukcesyjnego można zmienić lub odwołać w dowolnym momencie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zarządca sukcesyjny to to samo co spadkobierca?

Nie. Zarządca sukcesyjny to osoba powołana do tymczasowego prowadzenia firmy po śmierci właściciela. Może, ale nie musi, być spadkobiercą. To osoba operacyjna – nie dziedziczy majątku firmy, tylko nią zarządza do czasu zakończenia spraw spadkowych.

Czy zarządcą sukcesyjnym może zostać członek rodziny?

Tak, ale nie jest to konieczne. Zarządcą sukcesyjnym może zostać każda osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych i wyraziła zgodę na pełnienie tej funkcji. Może to być zarówno członek rodziny, jak i zaufany pracownik lub współpracownik.

Czy mogę powołać więcej niż jednego zarządcę sukcesyjnego?

Nie. Ustawa pozwala powołać tylko jednego aktywnego zarządcę sukcesyjnego. Można natomiast dodatkowo wskazać zarządcę rezerwowego, który przejmie obowiązki w razie rezygnacji lub śmierci głównego zarządcy.

Ile czasu trwa zarząd sukcesyjny?

Zarząd sukcesyjny może trwać maksymalnie 2 lata od dnia śmierci przedsiębiorcy. W szczególnych przypadkach sąd może przedłużyć ten okres do 5 lat – np. jeśli sprawy spadkowe są skomplikowane lub trwają długo.

Czy mogę ustanowić zarządcę sukcesyjnego, jeśli prowadzę spółkę?

Nie. Zarząd sukcesyjny dotyczy wyłącznie jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG. Spółki (z o.o., jawne, komandytowe) mają własne mechanizmy sukcesji opisane w Kodeksie spółek handlowych.

Co się stanie, jeśli nie ustanowię zarządcy sukcesyjnego?

Brak zarządcy sukcesyjnego oznacza, że firma automatycznie przestaje funkcjonować z dniem śmierci właściciela. Nie można wystawiać faktur, wypłacać pensji, regulować zobowiązań czy kontynuować umów. Często prowadzi to do upadku dobrze prosperującej działalności — zanim spadkobiercy zdążą ją przejąć.

Podsumowanie

Zarząd sukcesyjny to nie tylko formalność. To realna tarcza ochronna dla Twojego biznesu i rodziny w najtrudniejszym możliwym momencie.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i chcesz, aby Twoja firma mogła działać dalej po Twojej śmierci, działaj teraz, póki to Ty podejmujesz decyzje.

Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu dokumentów lub konsultacji z doradcą sukcesyjnym?Skontaktuj się z nami — bezpłatnie podpowiemy Ci, jak to załatwić krok po kroku i bez zbędnego stresu.